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外贸业务怎么利用邮件和客户有效的沟通?网易企业邮箱带您了解外贸邮件技巧

发布时间:2017-8-3 12:53:33

沟通是一门艺术,也是一种技术,常言道,一句话惹人笑,一句话惹人跳,好的语言技巧能让人对你好感倍增,尤其是业务员在跟客户联系沟通时,更要注意一些细节,把握好分寸。(网易企业邮箱温馨提示,与客户邮件沟通一定要选择安全稳定的邮箱,不要给企业带来不必要的损失)1.客户名字不要写错

外贸是跟不同语言的国家人打交道,所以在给外商写邮件时,外商名字一定不能拼错,如果把客户的名字都写错了,那客户对你的印象肯定会大打折扣,因此写邮件时要一定要细心,避免拼写错误,有时候你拼写错误了自己是不知道的,但客户一眼就能看的出来。

2.称呼

按照对方国家的语言使用习惯去沟爱,会让人备感亲切。如很多欧洲人喜欢在邮件开头用DEAR XX称呼,但如果与客户熟悉了,可以不用这样称呼,可以换成HI、HELLO这样的方式,让人感觉不会显得太正式,很轻松。

3.问候语

在问候对方时,一定要掌握一个度,才能给人好感,所以在偶尔或者偶然的邮件沟通中,可以用上“HOW ARE YOU TODAY, HOW ARE YOU DOING? 或者 I WISH YOU ARE DOING WELL这样的问候语。但在日常频繁来回的邮件沟通中,很需要。

4.言简意赅

外国人的生活习惯都倾向于简单,高效,不喜欢长篇大论、啰啰嗦嗦。所以在写邮件正文时一定要语言简洁、意思明了,将复杂的东西用简单语言表达出来就行了,多余的话能省则省。如果要表达很多东西,不要大段文字,长篇幅到底,可以采取分段,分层的方式。

另外,将需要表达的东西放在前面,不要在前面来一大堆没用的寒暄,到最后才来一句你要他发L/C,也许客户都没耐心看到最后。

5.做到不卑不亢

有的人为了做一单生意,在客户面前低声下气,不但没迎来客户的好感,反而会促长了客户高高在上的心理,丧失了你的主动权,让客户觉得我们是在求他做生意,求他下单。特别是在一些问题谈判时会让你更加被动,所以切忌在客户面前过分谦卑,这一点非常重要。做生意是买卖,是想有一个共赢的结果,双方的关系是平等的,我们需要客户,客户同样需要好的供应商。

6.适当时候要懂得拒绝客户

做生意不要太委曲求全,对一些过分刁难超出公司底线的客户要敢于SAY NO,做业务切忘做老好人,越没有原则,没有底线的对他好,反而让他得寸进尺,很容易欺负你,这次延长付款,下次就会取消订单。谈好的东西,就得按约定的条款做,比如什么时候付款,什么时候给L/C,就必须按照谈好的条件去做,同样对你自己也一样,不要轻易许诺,许诺的就要做到。不过,也要注意,在拒绝客户的时候,不要过于强硬,让客户下不了台,可以适合的采取一些比较委婉的方式拒绝客户。

7邮件排版效果要让人看起来感觉舒服

前面说了,外国人喜欢喜欢高效,不喜欢复杂,同样在邮件排版设计方面,也不要太花哨,如字体选用,字体大小,篇幅长短,格式等等都要简洁。因为客户每天收到上百封邮件,大部分邮件都没有时间看,如果你的邮件风格让人不舒服,客户是没有兴趣再耗费时间看下去的。针对不同类型的客户,可以有不同的版式风格和语言风格。(网易企业邮箱支持客户端办公,可以设计模板试用,方便易用,有利于提高办公效率)

8邮件要写得大方、得体,让人感觉很专业

在时间就是金钱的商场,专业是对客户的尊重,所以一定对自己的产品和行业非常了解,让客户感觉与你沟通非常畅通,如果你这不懂,那不会,或者邮件看起来不像行业风格,客户是很难对你产生信任的。所以要想大方得体,需要大家平时多下工夫提高邮件水平,多借鉴人家好的东西,并从客户那里学习、取经。

9让客户清楚记住你的好

做生意不是学雷锋,对于客户提出的一些要求、改动,如降价,到货时间等,即使我们能轻松地办到,也不要那么轻易的答应客户。你帮了忙,就要让人家记住你的好,这样等你有困难的时候客户才会帮你,有订单才会想到你。不要费心费力去帮别人,到最后让人家觉得是理所应当,那这个太不值了。(网易企业邮箱支持文本签名和图片签名,您可以在发送邮件的时候设置默认签名,利用前面上面的图片或者是电话等信息吸引客户,而且客户也可以直接联系到您)。

10.多用语音交流

任何的文字都比不上声音来得真切,在外贸谈判中,邮件的沟通虽然很普遍,但有些时候如果能用电话进行沟通,将会加深大家的印象和感情。所以,平时在进行了一段时间的邮件沟通后,也觉得比较熟了,不妨多给对方打几个电话,不仅聊订单,还可以聊工作,聊生活,聊兴趣,加深与客户的感情。

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